一般來說，前四項(xiàng)屬于會(huì)議策劃工作宏觀層面的內(nèi)容，后面幾項(xiàng)屬于微觀層面的內(nèi)容。下面只介紹宏觀策劃內(nèi)容，微觀策劃內(nèi)容待后面相關(guān)任務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行介紹。

（1）確定會(huì)議的目標(biāo)與主題。

有關(guān)會(huì)議目標(biāo)的內(nèi)容上節(jié)已介紹。

會(huì)議主題是會(huì)議目標(biāo)的具體化。主題是文學(xué)作品的靈魂、統(tǒng)帥，開會(huì)也是這樣。確定會(huì)議主題，使之有號召力、有時(shí)代感、引人注目，是會(huì)議策劃的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

確定會(huì)議主題之后，還應(yīng)考慮策劃出響亮的會(huì)議口號，以利公關(guān)宣傳，提高美譽(yù)度。2005年1月1日，北京奧組委面向社會(huì)，公開征集第29屆奧運(yùn)會(huì)主題口號。經(jīng)過認(rèn)真研究，反復(fù)論證，最終形成了“One World，One Dream”（“同一個(gè)世界，同一個(gè)夢想”）的主題口號，增強(qiáng)了北京奧運(yùn)會(huì)的影響力和號召力。

確定主題的方法和技巧是：

1）圍繞會(huì)議目標(biāo)確定會(huì)議主題，引起與會(huì)者的注意和共鳴。

2）圍繞提高企業(yè)美譽(yù)度提煉主題。如某公司擬舉辦一次產(chǎn)品推廣會(huì)，后經(jīng)調(diào)研，決定將單純的推廣會(huì)改變?yōu)榧杲K答謝客戶、促銷推廣于一體的會(huì)議，并根據(jù)會(huì)議性質(zhì)確立了“濃情××冬日送暖”的會(huì)議主題。

（2）確定會(huì)議的形式。

會(huì)議已經(jīng)高度程式化，不論何種類型的會(huì)議，基本都是將有關(guān)人員召集起來，集中在某一場所進(jìn)行商議，在一定的時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議議題。這是會(huì)議的基本形式，但會(huì)議還有各種不同形式。采取何種會(huì)議形式，需要綜合考慮會(huì)議目標(biāo)、與會(huì)人員、會(huì)議性質(zhì)等諸多因素。有關(guān)會(huì)議形式的內(nèi)容參見“項(xiàng)目一”相關(guān)部分的介紹。

（3）確定會(huì)議的規(guī)模。

1）確定會(huì)議規(guī)模的原則。

①能少則少原則。避免與會(huì)議議題無關(guān)的人或?qū)?huì)議起消極作用的人與會(huì)。

②依法原則。某些會(huì)議（如代表大會(huì)）規(guī)定了依法享有參會(huì)權(quán)的人員。相關(guān)會(huì)議活動(dòng)必須遵守有關(guān)法律規(guī)定。

2）會(huì)議規(guī)模的確定。

①需要互動(dòng)討論型的會(huì)議。

這種會(huì)議需要經(jīng)過與會(huì)者之間深入的交流，所以與會(huì)者能否積極互動(dòng)，是這種會(huì)議能否成功的關(guān)鍵。研究表明，當(dāng)會(huì)議規(guī)模超過7人時(shí)，每增加1人，互動(dòng)的頻率可能相應(yīng)增加10倍以上。

②不需要互動(dòng)討論型的會(huì)議。

有些會(huì)議并不需要與會(huì)者互動(dòng)，如宣布事情、發(fā)布信息等，這樣的會(huì)議可以根據(jù)信息接收的對象范圍來確定規(guī)模，如果客觀條件如時(shí)間、地點(diǎn)等容許的話，可以將會(huì)議規(guī)模擴(kuò)大到所需要的程度。

③其他類型的會(huì)議。

法定性的會(huì)議，需要按照特定的法律、法規(guī)、組織章程或會(huì)議規(guī)則賦予與會(huì)者的權(quán)利，并以此作為統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)的依據(jù)。沒有特殊情況或不經(jīng)過組織程序，任何人都不可以隨意剝奪法定與會(huì)人的與會(huì)權(quán)利。各種專題會(huì)議或工作會(huì)議的參加人數(shù)，由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況自行掌握，以嚴(yán)格控制為原則。對特邀代表、列席代表和其他來賓的限定，主要的原則是人員不可過多，避免喧賓奪主和使會(huì)議負(fù)擔(dān)過重。

3）確定會(huì)議的規(guī)模必須綜合考慮的因素。

①效率。

會(huì)議的規(guī)模直接制約會(huì)議的效率。一般來說，會(huì)議人數(shù)越少，會(huì)議所花的時(shí)間就越少，會(huì)議效率就越高；反之，會(huì)議效率就越低。

②成本。

會(huì)議規(guī)模與會(huì)議成本呈正比關(guān)系：規(guī)模越大，會(huì)議成本越高。在確定會(huì)議規(guī)模時(shí)，先要考慮能夠承受的會(huì)議成本，做到量力而行。

除了考慮會(huì)議的顯性成本外，還要考慮隱性成本。會(huì)議的顯性成本是指投入會(huì)議的人力、物力、財(cái)力；而隱性成本是會(huì)議參加者的時(shí)間投入、機(jī)會(huì)成本支出等。

③效果。

會(huì)議的規(guī)模與會(huì)議的效果密切相關(guān)。有的會(huì)議保密性較強(qiáng)，必須嚴(yán)格控制與會(huì)人數(shù)和會(huì)務(wù)人員，以防會(huì)議內(nèi)容的擴(kuò)散。有的會(huì)議要求造成聲勢，擴(kuò)大影響，需要達(dá)到一定的規(guī)模才能產(chǎn)生效果。需要根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議目標(biāo)，因時(shí)制宜、因地制宜。

④場地。

一般來說，規(guī)模決定場地；但場地對會(huì)議規(guī)模也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的限制。因此，決定會(huì)議規(guī)模之前應(yīng)先考察場地條件。

（4）確定與會(huì)人員。

會(huì)議的成功需要多方面的要素，但最關(guān)鍵的還是參加會(huì)議的人。所以確定與會(huì)人員是會(huì)議組織與策劃工作中最重要的一環(huán)，也是會(huì)議準(zhǔn)備工作中難度最大的一環(huán)。很多會(huì)議主辦者為確定與會(huì)人員的名單而大傷腦筋，這在單位內(nèi)部會(huì)議中尤其明顯。

1）確定與會(huì)人員的標(biāo)準(zhǔn)。

①與會(huì)議議題有直接關(guān)聯(lián)的人員。

直接關(guān)聯(lián)人員對議題最為熟悉，也最有發(fā)言權(quán)。這種人員到會(huì)，不但可以幫助其他與會(huì)者客觀詳盡地了解情況，而且會(huì)議的決議由于他們最直接的參與也比較容易達(dá)成。

②可以提供專業(yè)意見或獨(dú)家信息的人員。

他們能夠使討論更有效率地進(jìn)行。同時(shí)，他們的專業(yè)意見和準(zhǔn)確消息往往會(huì)對會(huì)議決策起到?jīng)Q定性的作用。

③對實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人員。

會(huì)議既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，因此在決定與會(huì)者人選時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮的就是對實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

④能夠因參與會(huì)議而獲得益處的人員。

這類人員在各類商業(yè)性會(huì)議中尤顯重要。

⑤有利于會(huì)議組織者意愿表達(dá)的人員。

對于會(huì)議組織者來說，重要的不僅是會(huì)議議題的討論和會(huì)議進(jìn)程的順利，還要使自己的意愿能夠在會(huì)議上得以充分表達(dá)。所以對于會(huì)議組織者意愿的表達(dá)所可能持有的態(tài)度，也會(huì)成為選擇與會(huì)者的參考標(biāo)準(zhǔn)。

2）確定與會(huì)人員的注意事項(xiàng)。

需要特別注意的是，與會(huì)者人數(shù)不宜太多。理由有三個(gè)：

①會(huì)議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。

②在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，與會(huì)者人數(shù)越多，則每一位與會(huì)者的平均參與機(jī)會(huì)將隨之減少。

③與會(huì)人數(shù)的增加，將使溝通趨于困難。

與會(huì)者的立場不同會(huì)對會(huì)議的進(jìn)程產(chǎn)生不同的影響。為了讓會(huì)議順利進(jìn)行，需要關(guān)注以下三類人員：

第一類，代表一個(gè)團(tuán)體或群體的人。

某些與會(huì)者代表了一個(gè)團(tuán)體或群體的利益，如果拒絕這樣的人參與會(huì)議，可能會(huì)引起一個(gè)群體的不滿和憤怒。讓他們有一個(gè)適當(dāng)?shù)耐緩絹沓浞直磉_(dá)自己的意見，是管理者應(yīng)當(dāng)采取的一種明智的措施。

第二類，能夠?qū)?huì)議起到協(xié)調(diào)作用的人。

協(xié)調(diào)者對會(huì)議來說是非常必要的，他們可以防止會(huì)議因與會(huì)者之間的對立而夭折。一般來說，會(huì)議主持人或其他會(huì)議組織者應(yīng)當(dāng)扮演會(huì)議協(xié)調(diào)者的角色，但他們并不一定都能夠完全勝任，所以另外還需要其他與會(huì)者來大力發(fā)揮會(huì)議協(xié)調(diào)者的作用。這種人可能是人緣很好的人，可以在不同的與會(huì)者之間做“和事佬”；也可能是公認(rèn)做事公平公正的人，在關(guān)鍵時(shí)刻的表態(tài)可以得到大家的一致認(rèn)可。

第三類，容易鬧事的人。

對于這樣的人，原則上應(yīng)盡量避免讓他們參與會(huì)議，因?yàn)樗麄兒芸赡軙?huì)使會(huì)議中途夭折。但有時(shí)候如果不讓他們參加會(huì)議，可能同樣會(huì)造成事態(tài)擴(kuò)大。因此，要謹(jǐn)慎安排，例如讓更有權(quán)威的人士同時(shí)參加會(huì)議，充分利用權(quán)威人士來制約他們可能在會(huì)議上采取的行為，以此來盡量控制他們對會(huì)議的不良影響。

當(dāng)然，在這里需要注意的是，“必不可少”依然應(yīng)是選擇與會(huì)者的第一條件。

3．會(huì)議策劃方案的注意事項(xiàng)

（1）突出特色。每次會(huì)議的要素之間都存在差異，“差異”是特色的突破點(diǎn)。可以考慮本次會(huì)議的要素之中，哪個(gè)比以前更好，哪個(gè)不如以前。努力使好的更好，就是特色，例如活動(dòng)更豐富，細(xì)節(jié)考慮更細(xì)心，禮儀更周到，等等。同時(shí)，要盡量改善“不如以前”的要素。

（2）突出重點(diǎn)。圍繞會(huì)議目標(biāo)，圍繞主要任務(wù)，圍繞重點(diǎn)議題進(jìn)行設(shè)計(jì)。會(huì)議策劃要主次分明，避免平均使用力量。

（3）尊重慣例。會(huì)議不是個(gè)人行為，不能為了特色而脫離常規(guī)。例如，當(dāng)主席臺背景天幕上需要插紅旗的時(shí)候，慣例是天幕的左右兩邊各插五面。這時(shí)，就不能為了特色而插三面或者四面。